Schritt für Schritt zur Veränderung

Die Vision in den Alltag bringen - Transformation in die neue Welt des Arbeitens

Interview des Standard mit MICHAEL BARTZ und THOMAS SCHMUTZER

Die Einführung neuer Arbeitsweisen funktioniert nicht wie ein Elektroschalter - einschalten, und schon ist es hell. Die Transformation einer Organisation muss sorgsam erfolgen. Denn sonst überfordern die Veränderungen die Mitarbeiter und die Führungskräfte. Wichtig ist, dass alle Abteilungen mit an Bord sind. Denn die Veränderung betrifft die Mitarbeiter, Prozesse, Methoden und Technologien im Unternehmen ebenso wie die Gestaltung und die Nutzung der Büroinfrastruktur.

Am Anfang des Transformationsprozesses steht das "Envisioning". Hier gilt es, in strukturierten Workshops im Führungsteam eine New World of Work Vision zu entwickeln, die das Zielbild klar umreißt im Sinne von "Wie soll neues Arbeiten in unserem Betrieb ausschauen? Und was wollen wir damit erreichen?". Wenn dieses Zielbild steht, dann kann die "Transformation Map" aufgestellt werden. Mithilfe der Transformation Map wird festgelegt, wann welche Schritte auf dem Weg in Richtung neuer Arbeitsweisen in den nächsten Monaten und Jahren gesetzt werden sollen. Meilenstein in der Transformation Map ist die "Workstyle Analyse", bei der es darum geht, die Arbeitsweisen der Mitarbeiter im Unternehmen unter die Lupe zu nehmen und zu eruieren, welche Mitarbeitergruppen in Zukunft in welchem Ausmaß mobiler Arbeiten können als bisher. Aus den Workstyles wird auch klar, welche Spielregeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit erforderlich sind. Diese Spielregeln werden auch oft "Rules of Engagement" genannt.

Distanz braucht Regeln

Beim Arbeiten auf Distanz sind die Rules of Engagement erfolgskritisch. Diese müssen sorgfältig ausgearbeitet und in der Organisation nach und nach implementiert werden. Dies ist Teil des notwendigen Kompetenzaufbaus in der Organisation, der Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen betrifft. Insbesondere Führungskräfte müssen grundlegend umdenken und deshalb sehr sorgfältig auf Führung in virtuelleren Arbeitssituationen vorbereitet werden. Eine Kernkompetenz dabei ist das Führen über Ziele. 70 bis 80 Prozent der Führungskräfte verlassen sich heute noch auf Führungsprinzipien, die auf Verhaltenskontrolle beruhen. Das heißt, es wird neben der Aufgabeerfüllung beobachtet, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Arbeitsplatz verhalten.

Das führt zu "Performismus". Performismus ist ein Begriff der im New World of Work Forschungszentrum an der IMC FH Krems geprägt wurde und steht für Verhaltensweisen der Mitarbeiter, mit deren Hilfe Leistungsbereitschaft und - willen signalisiert werden (ohne, dass unbedingt Leistung dahinterstehen muss). Eine verbreitete performistische Verhaltensweise ist zum Beispiel: "Geh möglichst nicht vor deiner Chefin nach Hause" oder "Nimm Anrufe deiner Chefin auch am Abend an". Wenn Führungskräften allerdings die erforderlichen Kompetenzen vermittelt werden, Mitarbeiter über Ziele zu führen, dann brechen diese Verhaltensmuster auf beiden Seiten auf. Ab diesem Zeitpunkt wird Leistung an Zielerreichung festgemacht, statt an Verhaltensweisen. Diese Veränderungen brauchen Zeit. Die meisten Unternehmen planen zwei bis drei Jahre Zeit für die schrittweise Einführung neuer Arbeitsformen.

Erzielten Fortschritt bewerten

Ganz wesentlich ist dabei, auf dem Weg die erzielten Fortschritte klar bewerten zu können - in klaren Zahlen, Daten und Fakten. Das New World of Work Forschungszentrum an der IMC FH Krems ist genau darauf spezialisiert und begleitet Unternehmen im Transformationsprozess durch sogenannte Erfolgsmessungen. Allerdings muss die Einführung neuer Arbeitsformen nicht immer Jahre auf sich warten lassen.

Es geht auch mittels "Reverse Engineering". Das heißt, neue Arbeitsformen werden mit nur zwei oder drei Monaten Vorlaufzeit eingeführt und alle Anpassungsmaßnahmen erfolgen im Nachhinein. Diese Methode empfiehlt sich für Unternehmen kleinerer und mittlerer Größe. Michael Raberger, CEO von Ricoh Ungarn dazu: "Wir sind bei der Einführung neuer Arbeitsformen in unserer Niederlassung in Budapest den umgekehrten Weg gegangen. So konnten wir innerhalb kurzer Zeit erhebliche Kosten- und Standortvorteile erzielen. Und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schätzen die gesteigerte Arbeitsflexibilität im Betrieb sehr und fühlen sich wohl mit dem Quantensprung in Richtung neuer Arbeitsformen." Viele Wege führen zum Ziel. Erfolgskritisch ist es zu definieren, was durch die Einführung neuer Arbeitsformen erreicht werden soll und woran der Erfolg einer Transformation am Ende gemessen werden kann. (Michael Bartz, Thomas Schmutzer, DER STANDARD, 19./20./21.4.2014)

Büros in der neuen Welt der Arbeit

Mehr als nur die "passende Arbeitsumgebung" - Interview des Standard mit MICHAEL BARTZ und THOMAS SCHMUTZER

Google Office London Quelle: www.stereopoly.de

Mit der Veränderung von Arbeitsweisen bekommt auch das Büro einen neuen Stellenwert. Eine Veränderung der Arbeitsweisen, die alle Unternehmen betrifft, liegt in der Zunahme projektorientierten Arbeitens. Projektarbeit heißt Teamarbeit, und das zumeist abteilungsübergreifend. Infolgedessen herrscht in den meisten Unternehmen ein chronischer Mangel an Meetingräumen. Die Ursache liegt darin, dass die Planungsstandards, die einem Großteil der heutigen Büros zugrunde liegen, veraltet sind.

Diese Standards stellen noch den einzelnen Büroarbeitsplatz in den Vordergrund. Das Ergebnis ist, dass im Verhältnis in 90 Prozent der Büros zu geringe Flächenanteile für Meetingräume eingeplant werden. Unter diesem Mangel leiden Mitarbeiter in betroffenen Unternehmen erheblich, und dieser Mangel führt zu einer signifikanten Reduktion der Produktivität. Neben den Zeitaufwänden für die Raumsuche und Raumbuchung ist nichts unproduktiver, als Meetings in ungeeigneten Umgebungen abzuhalten. Denn die Notlösung ist dann oft ein Meeting im Büroeck oder in der Cafeteria bzw. im hoffnungslos überfüllten Meetingraum, da der passende Raum nicht verfügbar war.

An kollaborativem Arbeiten anpassen

Angetrieben durch Projektarbeit, werden unsere Arbeitsweisen kollaborativer. Diese Entwicklung wird noch beschleunigt durch die Zunahme räumlich flexibler Arbeitsweisen in Betrieben, also von Home-Office und anderen Formen mobilen Arbeitens. Büroplanungsexperte Andreas Gnesda dazu: "Wird mehr auf Distanz und räumlich flexibel gearbeitet, dann verstärkt das den Effekt, dass vollkommen neue Anforderungen an den Büroraum gestellt werden. Dem Büro kommt eine ganz neue Rolle zu."

Bürozeit ist dann nicht mehr primär Einzelarbeitszeit. Stattdessen wird Bürozeit in steigendem Maß zu kollaborativer und kommunikativer Zeit. Das heißt, wer ins Büro kommt, möchte sich abstimmen, austauschen, zusammenarbeiten oder einfach mal wieder die Firma als soziales Umfeld spüren und mit Kollegen und Kolleginnen sozial interagieren. Hierfür braucht es nicht Einzelarbeitsplätze, sondern kollaborative Zonen im Büro. Das können Meetingräume sein, offene Kollaborationszonen, in denen zu zweit oder in Teams flexibel wechselnd zusammengearbeitet werden kann, sowie sogenannte Social Areas - also soziale Treffpunkte in der Firma.

Weniger Schreibtische, mehr Meetingräume

Genau diese Elemente prägen das Bild des Büros der neuen Generation. Und was auch sofort ins Auge fällt, wenn man eines dieser Büros in Wien, Budapest, London oder Paris betritt: Schreibtische findet man weniger. Nurmehr einige Mitarbeiter in bestimmten Funktionen verfügen über fixe Arbeitsplätze. Der Großteil der Mitarbeiter hingegen teilt den Schreibtisch flexibel. Dieses Prinzip nennt sich Shared Desk oder Hot Desk. Die meisten Büros dieser nächsten Generation kommen mit 70 Schreibtischen für 100 Mitarbeiter aus. Viele Unternehmen gehen auch weiter - dort reichen 30 bis 50 Schreibtische pro 100 Mitarbeiter.

Was aber auch auffällt in den Büros der nächsten Generation: Diese sind gesundheitsfördernd ausgelegt. Die Zeiten, an denen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen acht oder zehn Stunden am Tag im Bürosessel einbetoniert wurden, gehören hier weitgehend der Vergangenheit an. Eine Studie von Karen Bartz und Michael Kundi an der Med-Uni Wien zeigt: Büros der nächsten Generation fördern gesundheitswirksame Bewegung.

Bewegungswechsel fördern

Woran liegt das: Durch räumlich mobiles Arbeiten werden über den Arbeitstag hinweg eine Vielzahl von Bewegungswechseln gefördert. Und in den Büros selbst sind die Arbeitsplätze vielfältiger gestaltet. Es gibt Meetingräume mit Stehtischen oder Schreibtische, an denen im Stehen gearbeitet werden kann. Telefonkonferenzen werden im Stehen oder Gehen abgehalten, da Mitarbeiter mit sogenannten Funk-Headsets ausgestattet werden. Und in so manchem Meetingraum finden sich inzwischen sogar manchmal auch Gymnastikbälle als Sitzgelegenheit statt Sesseln.

Generell hält eine Vielzahl alternativer Sitzgelegenheiten, die dynamisches Sitzen erlauben, Einzug in das Büro der nächsten Generation. Die Forscherin Karen Bartz dazu: "Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erreichen in einem Büro der nächsten Generation mehr als die doppelte Schrittzahl im Vergleich zu herkömmlichen Büros. Das fördert nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern langfristig ganz erheblich die Gesundheit." So geht es im Büro der nächsten Generation um wesentlich mehr als nur darum, die passende Arbeitsumgebung für innovative Arbeitsformen zu schaffen. (Michael Bartz, Thomas Schmutzer, DER STANDARD, 12./13.4.2014)

Die Neue Welt des Arbeitens bringt auch Probleme mit sich - mobil-arbeiten.com

Bildquelle: homeadvisorhomesource.com

Interview von Michael Bartz und Thomas Schmutzer mit mobil-arbeiten.com

Vorherrschende Regelungen schränken die Arbeitsweisen stark ein, daher sind Gesetze eines der größten Probleme bei New World of Work.

Auch Home Office sollte maximal 2-3 Tage pro Woche genutzt werden, sonst fühlt es sich wie Einzelhaft an.

Geschwindigkeit trifft Information derStandard.at

Kommunikation in Echtzeit nimmt zu: Ist E-Mail jetzt out?

Interview des Standard mit MICHAEL BARTZ und THOMAS SCHMUTZER

Bildquelle: Jugenhilfeportal.de

Als Wissensarbeiter sind Kommunikationswerkzeuge für uns das A und O. Wissen ist zu einem der wichtigsten Güter, vielleicht zu dem wichtigsten Gut überhaupt geworden, und wir alle verwenden eine Vielzahl an Kommunikationskanälen und -tools, um an Informationen und Wissen zu gelangen oder zu verbreiten. Ohne diese Vielfalt, ohne die Schnelligkeit und Flexibilität, die sie uns bringen, wäre die neue Welt der Arbeit nicht so präsent, wie sie es aktuell bereits ist.

Die Entwicklung ist enorm, die Geschwindigkeit, mit der neue Kommunikationswerkzeuge eingeführt werden, rasant. Smartphones klingeln, E-Mails trudeln ein, eine SMS informiert uns in kurzen Worten, Nachrichten auf der Voice-Mail warten darauf, abgehört zu werden, wir chatten, wir nutzen Apps und Videotelefonie, wir kommunizieren auf Social-Media-Plattformen und vieles mehr. Hin und wieder greifen wir noch zum Festnetzapparat.

Was ist die relevante Information?

"Aufgrund der steigenden Vielzahl von verfügbaren Kommunikationsmedien wird es für den Mitarbeiter immer schwieriger, relevante Informationen herauszufiltern und den richtigen Kommunikationskanal auszuwählen. Deshalb setzen wir mit unserem Future-Office-Konzept auf integrierte Lösungen, die für den Mitarbeiter relevante Informationen und vorhandenes Wissen einfach zugänglich machen und Kommunikation und Kollaboration kombinieren. Die Information muss den Benutzer finden - nicht umgekehrt", sagt Daniel Freiberger, Topic-Owner für das Thema Arbeitsplatz der Zukunft bei Tieto.

Oft verwenden wir Kommunikationskanäle anders als ursprünglich gedacht. Ein gutes Beispiel dafür ist E-Mail. E-Mail ist aus dem Geschäftsleben ebenso wenig wegzudenken wie aus unserem privaten Umfeld. Wir verfassen Nachrichten, Protokolle, Vertragstexte und sonstige Texte aller Art in E-Mails und schicken diese an den Empfänger. Oftmals auch an viele Empfänger, die häufig ihrerseits noch weitere Empfänger hinzufügen. Wodurch sich eine E-Mail, die ein paar Mal im Zuge einer Diskussion zwischen zwei Personen hin- und hergeschickt wurde, durch den immer größer werdenden Verteiler leicht und schnell verhundertfacht.

Effizienzfalle Nummer eins! Denn all diese Kommunikation muss auch gelesen werden, was unter Berücksichtigung der Vielzahl an sonstigen Kommunikationskanälen schnell zur Herausforderungen werden kann. Oftmals laufen E-Mail-Kommunikationen Life Chats ab: Auf die Frage folgt Sekunden später die Antwort und darauf wieder in Echtzeit die Gegenantwort und so weiter.

Wo können E-Mails ersetzt werden?

Die vielen Empfänger, die im Verteiler CC hinzugefügt wurden, sind stille Mitleser. Effizienzfalle Nummer zwei! Denn gerade für solche Zwecke, wo Themen ausdiskutiert werden, wären ein Chat, eine Videokonferenz, ein Anruf oder auch ein Meeting weitaus geeigneter. Soll bzw. kann man E-Mail aus der Unternehmenskommunikation zur Gänze streichen? Kann man es durch andere Kommunikationskanäle ersetzen, stattdessen mehr auf Collaboration-Tools setzen?

Margarete Schramböck, CEO NextiraOne Austria: "Eine wesentliche Entwicklung werden wir in der unternehmensinternen Kommunikation sehen, in der E-Mail aus meiner Sicht in den nächsten zehn Jahren fast zur Gänze verschwinden wird und neuen Formen der Kommunikation weicht, die wir heute schon als Inhouse-Social Media bezeichnen. In der externen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten wird E-Mail weiterhin ihren Platz finden als Ersatz für Briefe und Fax. Inhouse jedoch werden wir eine Revolution erleben, in der E-Mail keinen wesentlichen Platz mehr einnehmen wird."

Klare Spielregeln sind notwendig

Die neue Welt der Arbeit bringt uns viel Neues, sie bringt uns Flexibilität, Selbstbestimmung und Geschwindigkeit - und all dies benötigt Spielregeln für eine reibungslose Zusammenarbeit: Welches Kommunikationsmittel nutzen wir wofür, und wie nutzen wir es? Manches wird durch die Natur der Sache selbst bestimmt, wie etwa die Unmöglichkeit eines Festnetzgesprächs, wenn der Anrufer seinen Arbeitsort nach extern verlegt hat.

Manches muss aber geklärt werden. Wie etwa die Tatsache, dass E-Mail ein großartig funktionierender Kanal ist, wenn es um die Übermittlung von langen Informationen geht, aber nur geringe Eignung aufweist, wenn ein möglichst zeitnaher Austausch von Informationen im Fokus steht. Ist E-Mail also out? Keineswegs, aber der richtige Umgang muss definiert werden, um den Effizienzgewinn zu heben und die gesteigerte Komplexität der vielen Informationen und neuen Kommunikationskanäle ein wenig zu lichten. (Michael Bartz, Thomas Schmutzer, DER STANDARD, 5./6.4.2014)

Technik als Ermöglicher derStandard.at

Interview des Standard mit MICHAEL BARTZ und THOMAS SCHMUTZER 

Auch die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg ist im Wandel begriffen. Die Technik und all ihre Werkzeuge in der neuen Welt des Arbeitens als verbindendes Element Kunden, für die es schlichtweg keine Relevanz hat, ob Sublieferanten mit dabei sind, die nur rasche Lösungen und Statusmeldungen über den Fortschritt fordern. Lieferanten, die zu Verbündeten und Partnern werden (müssen), um trotz großen Konkurrenzdrucks mit Qualität, Geschwindigkeit und Flexibilität zu punkten und nicht der Preisspirale zu unterliegen. Damit seien einige der Facetten genannt, die auf Unternehmen zukommen. Ein Element verbindet all diese Themen: die Technik und all ihre Werkzeuge.

Es wäre kaum der richtige Zugang, sich der neuen Welt des Arbeitens ausschließlich von der Technikseite zu nähern. Zu oft wurden schon Technologien eingeführt, die dann rasch in Vergessenheit geraten sind, zu häufig schon neue Tools und Werkzeuge integriert, die kaum ein Mitarbeiter jemals genutzt hat. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine solche Investition in sogenannte "sunk costs" verwandelt, ist einfach zu groß, wenn vorher nicht geprüft wird, ob die ins Auge gefasste Technologie auch tatsächlich die Geschäftsprozesse und Mitarbeiter dort unterstützt, wo es sinnvoll ist.

Neue Handlungsweisen

Denn so umständlich und ineffizient ein gelebter Vorgang im Unternehmen auch sein mag, die Mitarbeiter werden immer wieder zu ihm zurückkehren (oder gar nicht davon ablassen), wenn die neu vorgestellten Handlungsweisen keine für sie spürbaren Verbesserungen bringen.

Josef Jarosch General Manager Alpine, Unify GmbH: "Wir merken, dass die technischen Möglichkeiten uns vermehrt überfordern. Die nächste Generation an Kommunikationslösungen wird sich diesem Problem stellen müssen."

Die Krux ist also, dass die Mitarbeiter, die User des Tools und der Technologie, diese als für sich vorteilhaft sehen müssen. Passiert dieses nicht, wurden bei der Einführung wichtige Hausaufgaben nicht gemacht.

Neue Lösungen

Und dennoch, ohne technologischen Fortschritt, ohne Smartphones oder Videotelefonie, ohne Social Collaboration und Cloud-Lösungen, ohne Unified Communications gäbe es auch all diese Veränderungen nicht, gäbe es auch keine neue Welt der Arbeit.

Martin Katzer, Vorsitzender der Geschäftsführung T-Systems Austria: "Heute nutzt fast die Hälfte der Mitarbeiter Online-Zusammenarbeit, Social Networks oder diverse Tools aus dem Netz. Mit diesem Angebot wie auch damit, mit "Bring your own Device" sicher in der Unternehmens-IT eingebunden zu sein, schaffen wir eine Basis, um Mitarbeiter enger an uns zu binden."

Denn wenn wir bei unserer mobilen Arbeitsweise immer noch auf GPRS-Geschwindigkeit angewiesen wären, würde heute kaum jemand auf die Idee kommen, woanders als im Büro und zu Kernarbeitszeiten seine To-dos zu erledigen.

Neue Tools

Herausfordernd und kostenintensiv ist oft, die Basisinfrastruktur zu schaffen. Flächendeckendes WLAN beispielsweise erfordert bauliche Maßnahmen; Zugriff auf zentrale Systeme sind Security-Herausforderungen, und dazu bedarf es oft Investitionen in ausreichender Bandbreite. Diese sind zu lösen und kosten Geld.

Aber die Technologie und all ihre neuen Werkzeuge sind der Grundstein für die neue Welt des Arbeitens. Sie sind aber keinesfalls ein Selbstzweck sondern erfüllen reine Enabler-Funktionen. Wer sich dem Thema nur von der Technikseite aus nähert, wird fast zwangsläufig an der Unternehmenskultur scheitern. Und wird feststellen, dass diese sogenannten "soft facts" härter als gedacht sein können. (Michael Bartz, Thomas Schmutzer, DER STANDARD, 29.3.2014)